Mit diesem Hintergrund ist im April 2019 der Grundstein einer bis heute gesunden wie auch konstruktiven Partnerschaft mit M3-Communication entstanden, die wir sehr schätzen. Seitdem hat M3 technische Umsetzungen realisiert, die konkrete Lösungen für punktuelle, temporäre wie auch ganzheitliche Anforderungen gebracht haben und von denen auch Ihr Landesmusikrat von mehr Effizienz und optimierten Prozessen profitieren könnte.  

In Hinblick auf die Überarbeitung der LMRH-Website blicken wir daher zurück auf gemeinsam erreichte Meilensteine unserer Zusammenarbeit. Dabei war es uns wichtig, den LMRH zu jedem Zeitpunkt bestmöglich in Prozesse einzubinden und eine selbstständige Arbeit/Bedienung im Nachgang zu ermöglichen. Nachfolgend haben wir daher eine Übersicht exemplarischer Tätigkeiten aufgelistet, die wir neben anderen etablieren konnten. 

Die angenehme und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem LMRH hat uns darin bestätigt, dass wir gerne verstärkt in diesem Bereich Fuß fassen wollen. Mit diesem Hintergrund würden wir uns freuen, auch Ihre musikalische Erfolgsgeschichte fortan zukünftig begleiten zu können.

Gerne stehen wir Ihnen für ein erstes, unverbindliches Gespräch via Screensharing zur Verfügung, um einander unverbindlich "kennenlernen" zu können. Wann und ob Sie dann in dieser Richtung aktiv werden wollen, liegt bei Ihnen.

• Responsives und modernes Website-Konzept, um Seitenbesuchern geräteunabhängig eine angenehme Nutzererfahrung zu bieten
• Integration interaktiver Features und Funktionen, um unterschiedlichste Prozesse digital abbilden zu können (siehe beispielhafte Lösungen weiter unten)
• Basierend auf JOOMLA-CMS als Grundlage für eine zeitgemäßes und technisch sichere Website
• Integriertes Baukasten-System für eine intuitive und selbstständige Bedienbarkeit von Website-Inhalten
• Schulung und Einweisung in Website, um LMRH-Mitarbeitenden eine bestmögliche Kontrolle zu ermöglichen
• Eigenständige Bedienung durch LMRH-Mitarbeitende (weitestgehend ohne Programmierkenntnisse)
• Anbindung an digitale Zuschussverwaltung und Newsletter-System zur Verknüpfung unterschiedlicher On- und Offline-Prozesse
• DSGVO-Konformität zur rechtssicheren Einhaltung der derzeit geltenden Vorschriften
• Hohe Seitengeschwindigkeit für eine schnelle und angenehme Nutzererfahrung
• Visuelle Auswertung von Website-Zugriffen, um das Nutzerverhalten und -interesse nachvollziehen zu können
• Regelmäßiges Reporting über Website-Statistiken, um Website-Inhalte datenbasiert priorisieren und gestalten zu können

Die moderne, responsive Website des LMRH bietet eine schnelle Übersicht zu brandaktuellen Themen. Das reduzierte und freundliche Erscheinungsbild wirkt einladend wie auch strukturiert. Sämtliche Website-Funktionen, wie auch Website-Elemente sind für den LMRH auf Basis einer modularen Baustein-Logik selbstpflegbar, sodass wir die Website in guten Händen wissen. Weitere Funktionen zur Erweiterung des bestehenden Funktionsumfanges sind geplant, z.B. ein digitaler Instrumentenpool oder zusätzliche Optionen für eine verbesserte Bedienbarkeit hinsichtlich Barrierefreiheit.

Es wurde ein Online-Tool zur digitalen Verwaltung von Chören bzw. Orchestern entwickelt, in der Mitglieder des LMRH Fördergelder und Zuschüße zur Gruppenleitung beantragen können. Zielsetzung war, den bisherigen Prozess von einer arbeitsintensiven, manuellen Tätigkeit mit hunderten Papierausdrucken und postalischem Versandchaos in eine digitale, standardisierte und damit ressourcensparende Lösung zu überführen. M3 hat hierbei von Grund auf ein eigenes System nach den Wünschen und Vorgaben des Landesmusikrats entwickelt.

So stellt sich der Vorgang dar:

Folglich wurde ein Konzept entwickelt, womit sich Mitglieder / Vereine / Orchester / Chöre und Gruppen zunächst selbstständig registrieren können. Nach Freigabe und Bereitstellung von Anmeldeinformationen kann sich eine jede Organisation mit eigenen Zugangsdaten in dem eigens erstellten und geschützten Portal anmelden und seine Gruppen wie auch Mitglieder anlegen. Sobald Mitglieder erstellt sind, kann diesen eine Gruppe (Chor / Orchester) zugewiesen werden. Im nächsten Schritt kann nun seitens Antragsteller ein Antrag ausgefüllt werden und entsprechend benötigte Dokumente (Auftritts- und Qualifikationsnachweise) hochgeladen werden. Nachdem alle Daten vollständig erfasst wurden, kann der Antrag gespeichert werden und wird an den LMRH übermittelt, sofern alle Antragsvoraussetzungen und Richtlinien erfüllt sind. Dahingehend prüft bereits während dem Ausfüllen ein technischer Algorithmus, inwieweit die Antragsseinreichung erfolgreich sein wird oder nicht. Der Antragssteller erhält somit unmittelbar Feedback über Erfolgssaussichten. Der LMRH sieht nun in einer separaten Administrationsansicht den jeweils neuen Antrag und kann diesen direkt weiterverarbeiten. Lediglich eine Unterschrift auf einem einzigen Bestätigungsblatt (anstelle von 25+ Seiten) muss nun noch geleistet und versandt werden, damit der Antrag rechtskräftig wird. Das spart viel Papier und vereinfacht die Arbeit des LMRH deutlich. Durch spezielle Abfragen wird zudem eine umfassende Fehlerkontrolle durch das System gewährleistet, sodass ein Chor bzw. Orchester z.B. eine Mindestanzahl an Mitgliedern haben muss, oder das entsprechend ein Durchschnittsalter automatisch berechnet wird. Auch wird gepüft, ob alle notwendigen Dokumente angefügt wurden, ohne diese kann der Antrag nicht abgeschickt werden wie auch alle weiteren Vorgaben der allgemeingültigen Richtlinien abgefragt. Besonders hilfreich wird im nächsten Jahr sein, dass die Mitglieder einer Organisation dann mitunter nicht neu angelegt werden müssen, sondern ggf. nur punktuell ergänzt oder gestrichen. Mithilfe einer Versionsspeicherung wird im Antrag der Stand beim Absenden gespeichert und nachträgliche Änderungen unterbunden. Umgekehrt ist für den LMRH jederzeit eine Einsicht auf frühere Anträge möglich..

In einer nächsten Ausbaustufe soll die Technologie in anderen Bereichen verwendet werden - angedacht sind Anmeldungen zu Wettbewerben (Chor- und Orchesterwettebewerbe, Jugend jazzt, etc.) sowie kleinere Funktionalitäten noch weiter verfeinert werden, um Antragsstellern eine bestmögliche wie auch einfache Nutzung anzubieten.

• Automatisierte und digitale Antragsstellung
• Selbstständige Gruppen- und Organisationsverwaltung der einzelnen Gruppen (Chöre und Orchester)
• Deutlich reduzierter Papier-/Printverbrauch
• Unmittelbares Feedback für Antragserfolg
• Digitale Archivierung der Antragsdaten
• Zeitersparnis für LMRH-Mitarbeitende sowie für Antragssteller
• Erhöhte Anzahl LMRH-Mitglieder, die Anträge stellen (viele neue Antragssteller)
• Geführter Prozess der Antragsstellung (Schritt-für-Schritt-Erklärung)
• Verknüpfung Antragssteller mit interner Buchhaltungsnummer
• Potentiale für weitere Bereiche, z.B. Anmeldungen zu Wettbewerben
• Getrennte Bereiche für Antragsstellende und LMRH-Verantwortliche
• Selbstständige Gruppenverwaltung der Chöre und Orchester
• Individuelle Mitglieder-Verwaltung und -Zuweisung
• Reduzierung Papierverbrauch
• Schritt-für-Schritt-Erklärung zum Antrags-Prozess
• Visuelle Legende für einzelne Icons
• Automatisierte Antragsstellung
• Integrierte Richtlinien für Chöre und Orchester
• Unmittelbares Feedback für Antragserfolg
• Upload-Funktion Auftrittsnachweise
• Upload-Funktion Qualifikationsnachweise
• Digitale Datenerfassung
• Geschützte und sichere Umgebung
• DSGVO-konform
• Zugangsdatenversand auf Knopfdruck für LMRH
• Nur eine Seite als Papierausdruck
• Übersicht neuer, bearbeiteter und gelöschter Anträge für LMRH
• Export-Funktion hinterlegter Organisationen
• Buchungsnummer
• Filterfunktion von Organisationseinträgen
• Archivierung und Unterteilung früherer Anträge nach Jahreszahl
• Einsciht früherer Anträge jederzeit und einfach möglich
• Intuitive Bedienung

• Etablierung eines neuen Newsletter-Programms
• Selbstpfleg- und gestaltbarer Newsletter durch LMRH-Mitarbeitende
• Vorschau- und Bearbeitungsmodus vor Versand
• Zeitersparnis für LMRH durch Baukasten-Logik
• Adaption des bestehenden Print-Newsletters
• Vorgabe und Definition von Struktur- und Design-Bausteinen
• Einbindung der bisherigen Newsletter-Empfänger-Liste (bisher Excel)
• Digitale An- und Abmeldung zum Newsletter-Versand
• Umfassende Statistiken zu Newsletter-Versand
• Automatisierte Browser-Ansichten aus dem Email-Newsletter heraus

In der heutigen digitalen Welt stehen Verbände vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten und Mitglieder besser zu erreichen. Der Landesmusikrat Hessen hat diesen Bedarf erkannt und ein wegweisendes Projekt ins Leben gerufen, das nicht nur für Verbände im Musikbereich, sondern auch für andere Interessenvertretungen von unschätzbarem Wert sein könnte.

Der Landesmusikrat Hessen hat von M3 eine innovative interaktive Entscheidungshilfe entwickeln lassen, die es Besuchern seiner Website ermöglicht, herauszufinden, ob sie Mitglieder des Landesmusikrats Hessen sind. Klingt einfach? In der Tat! Aber der Weg, wie dieses Projekt umgesetzt wurde, zeigt, dass sich die Verbandsarbeit in einer digitalen Ära weiterentwickelt.

Die Entscheidungshilfe basiert auf einem geführten Fragenprozess. Sie stellt verschiedene Hintergrundfragen und nutzt eine umfassende Datenbank, um eine konkrete Antwort zu generieren. Je nach den vom Nutzer eingegebenen Informationen kann die Entscheidungshilfe bestätigen, dass er oder sie Mitglied im Landesmusikrat Hessen ist, oder hilfreiche Informationen zur Mitgliedschaft bieten.

Was diesen Ansatz so bemerkenswert macht, ist die Kombination aus technischer Innovation und dem Wunsch, Mitglieder besser zu erreichen und die Verbandsarbeit effizienter zu gestalten. Der Landesmusikrat Hessen zeigt, dass digitale Lösungen nicht nur praktisch, sondern auch wirkungsvoll sein können.

Aber was bedeutet das für andere Verbände und Interessenvertretungen? Die Möglichkeiten sind enorm. Diese Art der Entscheidungshilfe kann nicht nur dazu beitragen, Mitglieder besser zu identifizieren, sondern auch Informationen über Mitglieder sammeln, um maßgeschneiderte Angebote und Dienstleistungen anzubieten. Verbände können so effektiver kommunizieren und ihre Ressourcen effizienter nutzen.

Der Landesmusikrat Hessen hat den Weg gewiesen und gezeigt, wie digitale Innovation die Verbandsarbeit verbessern kann. Dies ist eine inspirierende Botschaft für Verbände in allen Bereichen, die nach neuen Wegen suchen, um ihre Mitglieder zu erreichen und effektiver zu arbeiten.

• Online-Übersicht über Termine und Fortbildungsangebote
• Zentrale Anlaufstelle für eigene Mitglieder
• Einfache Datenverwaltung
• Filtermöglichkeiten für unterschiedliche Terminarten
• Visuelle Darstellung über Kartenansicht (inkl. Kontaktdaten der Ansprechpartner)
• Selbstständige Datenpflege ohne Programmierkenntnisse
• Hilfestellung für Mitglieder, gerade unter Corona-Bedingungen

Auch die nachfolgende Thematik hat ihren Ursprung in den monatelangen Einschränkungen in den Anfangsstadien der Corona-Pandemie.  Aus dieser Situation heraus wollte der Landesmusikrat Hessen seinen Mitgliedern eine weitere Anlaufstelle bieten, die sowohl über das Programm der "Löwenstart-Förderprogramme" informiert als auch Auskunft gibt über Orgelkonzerte sowie Bildungs- und Veranstaltungstermine.  Websiten-Besucher sollten folglich über die Website des LMRH sämtliche Informationen erhalten.

Die Anforderung für M3 bestand erneut darin, eine Umgebung zu schaffen, die es dem Landesmusikrat ermöglicht, sämtliche Termine und Programme zu präsentieren. Basierend auf der bereits realisierten Lösung der Raum-Angebote konnte zudem aufgesetzt werden, sodass sich viele Funktionen ähneln.

• Verbesserter Spam-Filter
• Effektiver und nachweislicher Schutz aller Website-Formulare
• Reduzierte Anzahl eingehender Spam-Nachrichten
• Hochwertige Spam-Firewall
• Übersichten/Statistiken zur Nachvollziehbarkeit
• Individuelle Block-Listen
• Intuitive Verwaltungs- und Administrationsoberfläche
• Schnelle Website-Integration
• Abgleich mit großer Spam-Datenbank

Aufgrund der hohen Anzahl von Spam Nachrichten und den vielfältigen Formularen, die auf der Webseite eingesetzt werden, haben wir uns für das Tool "Cleantalk" entschieden. Cleantalk ist ein Anti-Spam-Tool, welches Spam verhindert, noch bevor dieser entsteht. Bereits vor dem Versand eines Formulars wird die IP-Adresse, die verwendete Mailadresse des Absenders, Links im Text, sowie bestimmte Keywords oder Phrasen, die in verschiedensten Spam-Mails üblicherweise vorkommen, mit einer übergreifenden Blacklist verglichen. Sofern einer der technischen Filter bei dieser Prüfung ausschlägt, kann die Person, die das Formular abschicken möchte, zwar auf den "versenden/absenden" Knopf drücken, aber es wird keine Mail versendet. Dadurch reduziert sich die Anzahl eingehender Spam-Nachrichten nachweislich um ein Vielfaches. Individuell pflegbare Block-Listen und gut strukturierte Auswertungen runden das Tool ab. Die Integration in z.B. Wordpress, Joomla oder Drupal erfolgt zudem sehr einfach.

• Barrierefreie Website-Nutzung
• Beseitigung möglicher Hürden bei der Website-Nutzung
• Verbesserte Nutzererfahrung und Usability
• Verbesserung der Website-Bewertung durch Suchmaschinen
• Akzeptanz und Integration aller Website-Besucher gleichermaßen
• Zufriedenere Website-Besucher
• Vorreiterstellung im digitalen Raum (LMRH mit Vorbildfunktion)

Auf anderen Webseiten finden sich mittlerweile verstärkt Funktionen zur Barrierefreiheit. Auch der Landesmusikrat Hessen hat erkannt, wie wichtig es ist, allen Seitenbesuchern gleichermaßen einen barriere- und beschwerdefreien Zugang zu Website-Inhalten zu ermöglichen und idealerweise keine Hindernisse in der Bedienung von Website-Inhalten zu schaffen. Ziel war daher, neue Funktionen zu ergänzen, die dem Seitenbesucher ein bestmögliches Ausmaß an individuellen Konfigurationen bieten.

Dies sind u.a.: Auswahl der Schriftgröße und Auswahl von Kontrastverhältnissen, Erklärungen zur Barrierefreiheit, eine inhaltsreduzierte Seite zur barrierefreien Website-Nutzung, eine stärkere optische Hervorhebungen von Buttons und Bildern und vieles mehr.

Mitarbeitende oder Mitglieder besser informieren, motivieren und binden zu können, wird immer wichtiger. Ob „digitaler Workspace" (dank Intrexx) oder „Unternehmens-App“, M3 bietet Ihnen Lösungen für effizientere Kommunikationsprozesse.

Intrexx ist die Low-Code-Development-Plattform für Ihren Digital oder Social Workplace. Intrexx informiert, kommuniziert und organisiert Ihr ganzes Unternehmen. Das alles wird über eine personalisierbare und einsteigerfreundliche Benutzeroberfläche ermöglicht. Ihre Mitglieder erhalten per Browser Zugriff auf die zentral gespeicherten Informationen oder werden über das Portal, per Mail oder mobil über bestimmte Aktionen informiert. Darüber hinaus können Daten aus anderen Programmen beliebig und vergleichsweise ohne hohen Aufwand integriert werden. Mit Intrexx erhalten Sie besser informierte und engagierte Mitglieder, die produktiver (zu-)arbeiten, in Ihrer Kommunikation miteinander gestärkt werden sowie eine größere Bereitschaft entwickeln, sich auch in anderen Zusammenhängen der digitalen Transformation zu öffnen.

Im Rahmen erster Testläufe wurden folgende Anforderungen seitens LMRH definiert:

• Austausch über aktuelle Informationen/Neuigkeiten

• Durchführung von internen Synopsen

• Austausch von Unterlagen, Einladungen, Verordnungen, Protokollen, Jobangebote, etc.

• Dokumentenmanagementsystem

• Stärken der Kommunikation zwischen den Mitgliedern

• Unterschiedliche Rechte und Ansichtsbereiche

Diese Anforderungen wurden vollumfänglich mittels Intrexx realisiert und ersten Probanten testweise zur Verfügung gestellt.

• Online-Übersicht über Räumlichkeiten, Proberäume, u.v.m.
• "Matching" zwischen Suche und Angebot von bzw. für Mitglieder
• Zentrale Anlaufstelle für eigene Mitglieder
• Einfache Datenverwaltung
• Selbstständige Datenpflege ohne Programmierkenntnisse
• Hilfestellung für Mitglieder, gerade unter Corona-Bedingungen

Bedingt durch die monatelangen Einschränkungen in den Anfangsstadien der Corona-Pandemie waren viele Räumlichkeiten, die üblicherweise für Events, Veranstaltungen oder Proben verwendet wurden, nicht mehr nutzbar.

Aus dieser besonderen Situation heraus wollte der Landesmusikrat Hessen seinen Mitgliedern, wie auch sonstigen musikalisch Interessierten, eine zentrale Anlauf- und Informationsstelle bieten, die auf verfügbare Räumlichkeiten hinweist. Websiten-Besucher sollten folglich über die Website des LMRH über eben diese Räumlichkeiten informiert werden.

Folglich bestand die Anforderung für M3 darin, eine Umgebung zu schaffen, die es dem Landesmusikrat ermöglicht, Räume und Einrichtungen zu präsentieren, die - corona-vorgabenkonform - beansprucht werden können. Sei es nun ein Raum, um Musikinstrumente zu lagern, Proberäume für Gruppen oder Auftritträume von Orchestern oder Chören. Ganz nach dem Motto "Ohne Musik wirds still". Auf der einen Seite stand demnach die Option des "Raum-Angebots" - weiterhin hat sich der LMRH bereit erklärt, Anfragen von Mitgliedern entgegen zu nehmen, die auf der Suche nach einer Räumlichkeit waren. Daraus ist eine weitere Rubrik "Raum-Suche" entstanden, sodass ein "Matching" zwischen diesen beiden Anliegen möglich wurde. Alle Raum-Einträge waren zudem über eine visuelle Kartenansicht auch geografisch einsehbar (inklusive Kontaktdaten des jeweiligen Ansprechpartners).

Zur Realisierung dieser Anforderung baute M3 eine Verwaltungsoberfläche für den LMRH aus deren Website heraus. Über eine vordefinierte Excel-Liste konnten die LMRH-Verantwortlichen unkompliziert neue oder geänderte Raum-Angebote einstellen. Ein technischer Algorithmus hat diese Excel-Daten automatisiert gewandelt und in eine optisch ansprechendere Form für Website-Besucher gebracht.